Améliorer sa communication interne : 5 pistes à explorer

Vous êtes gestionnaire d’entreprise ou responsable de la communication interne d’une société ? Dès lors, sûrement êtes-vous à la recherche d’outils ou de stratégies innovantes pour gagner en efficacité.

Les métiers de communicants sont des métiers d’innovation à part entière et il est important de mener des veilles régulières afin d’être au courant des dernières tendances en matière de communication interne comme externe.

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Ensemble, tentons d’explorer quelques pistes pour améliorer sa communication interne.

La communication interne, une discipline d’exigence !

Si les entreprises attachent souvent beaucoup d’importance à la communication externe, que ce soit autour des produits ou des services de l’entreprise, il convient de ne pas oublier l’importance de la communication interne afin de mettre l’entreprise et les collaborateurs qui y travaillent chaque jour dans les meilleures dispositions pour performer.

Malheureusement, à trop vouloir communiquer en externe, les entreprises oublient de valoriser le travail de chacun en interne.

Ce défaut de communication se traduit par un faible sentiment d’appartenance de la part des collaborateurs. Ne se sentant pas valorisés dans leur travail, même si le travail leur plait et qu’ils bénéficient d’une bonne rémunération, cela se traduit malheureusement à moyen-long termes par un turnover important.

Comme l’avait prédit Maslow avec sa fameuse pyramide des besoins, la valorisation et le sentiment d’appartenance sont primordiaux afin de permettre aux individus de s’épanouir au sein d’une société. Il convient donc naturellement de développer des stratégies et des outils afin d’améliorer sa communication interne.

5 pistes à explorer pour améliorer sa communication interne !

Cela étant dit, nous avons regroupé 5 pistes à explorer pour parfaire votre stratégie de communication interne :

Engagez vos collaborateurs autour d’un projet commun

S’il est un point primordial à la réussite d’une communication interne, c’est l’horizontalité de l’information.

Quel que soit le poste d’un individu ou son rôle au sein de la société, il doit avoir accès à la même information que son supérieur ou les personnes qu’il ou elle manage. (Cela évidemment dans le respect des niveaux stratégiques d’informations).
S’il n’y a pas de raison de cacher une information à un collaborateur, alors ce dernier doit être au courant, ou doit être en mesure d’aller chercher l’information quelque part.

Attention toutefois au risque du “Tu as accès à l’information, elle est disponible ici”. Dans la mesure du possible, le canal direct est a à privilégier. La frontière est à trouver entre les informations accessibles sous réserve de pro-activité du collaborateur, et celles données directement. (in fine : la pro-activité dans la recherche d’information pourra devenir un critère de mesure de la motivation et du professionnalisme des salariés..)

C’est un aspect majeur, car si certains individus se rendent compte d’une asymétrie d’informations, ils peuvent se sentir mis de côté et cela peut entacher très fortement le sentiment d’appartenance de l’individu envers l’entreprise.

Des collaborateurs plus engagés

Une des solutions à disposition des entreprises afin de leur permettre de cultiver ce sentiment d’appartenance, c’est l’Employee Advocacy. Cette technique est extrêmement efficace, dans le cas ou on parle d’informations non stratégiques.

Dans une problématique de présence et de communication sur les réseaux sociaux, les entreprises peuvent mettre en place un outil d’influence stratégique grâce auquel elles laissent leurs employés devenir leurs portes parole sur leurs propres réseaux sociaux, donnant ainsi un discours différent, plus crédible, et surtout, auprès d’une audience alors inconnue.

L’Employee Advocacy est efficace car il responsabilise chacun à l’usage des réseaux sociaux dans un cadre corporate. Ce projet commun permet à chacun de se mobiliser et permet de révéler certains talents.

Il n’est pas rare de voir un manager se sentir perdu face aux médias sociaux et laisser à un profil plus junior le rôle de stratège social media ! Un bon moyen d’améliorer sa communication interne tout en travaillant votre stratégie d’ambassadeurs !

Déployer des outils de communication directe, one to one, instantanné

Le moyen de communication interne le plus répandu (et indétronable), c’est l’Email. L’email est un outil fantastique, mais qui possède ses limites…

L’email est asynchrone : C’est sans conteste un avantage de ce moyen de communication, mais est-il vraiment tout le temps adapté ? Un mail reçu aujourd’hui, peut être répondu 4 jours après. Cela n’est pas rare, notamment pour les collaborateurs qui peuvent recevoir jusqu’à plusieurs dizaines ou centaines de mail par jour.

Un collaborateur a pourtant souvent besoin d’une information, ou d’un fichier, qui peut s’envoyer en 3 secondes. Avant d’être au clair sur la demande du collaborateur, il y a souvent besoin d’affiner la demande, donnant lieu a un échange de plusieurs email. Autant de perte de temps qui pourrait être évité avec une messagerie instantanée.

L’email est “facile” : Il n’est pas rare de voir des collaborateurs d’un même open space (voir des bureaux très proches…) s’envoyer des email, alors que quelques pas les séparent. Evidemment un collaborateur n’a pas forcément envie de déranger un collègue au beau milieu d’une tâche mais cela reste une excuse. Des moments opportuns peuvent être trouver pour favoriser la communication orale.

La messagerie instantanée possède de nombreux avantages : réactivité, message court, demande plus claires. En revanche, cela peut être nuisible en cas de mauvaise utilisation, notamment dans la gestion des interruptions. Le bon outil est à choisir, et quelques bonnes pratiques sont a prodiguer aux collaborateurs.

Favoriser la discussion naturelle, directe, one to one, orale, ou instantanée peut grandement améliorer votre communication interne. Le bon équilibre est à trouver entre l’email, qui présente de nombreux avantages (laisser des traces écrites), l’oral, ou les système instantanés. La bonne formule vous permettra de faire un bond d’efficacité en termes de communication interne.

Le feedback, ou le retour du personnel est primordial en communication interne. Afin de valoriser les individus, il convient en effet de recueillir leur retour et d’évoluer dans un sens commun pour que chacun se sente à l’aise avec les solutions proposées, et impliqué au cœur d’un projet d’entreprise.

Améliorer-Communication-Interne-Outils-Collaborateurs

Mettez en place des formations internes

La formation fait partie intégrante de la vie d’une entreprise. Les dirigeants ont généralement bien compris l’intérêt de former leurs collaborateurs : performance, évolution, implications, résultats.. Mais il est un point souvent oublié : l’impact de la formation sur la communication interne…

Dans la majeure partie de cas, les entreprises font appel à des prestataires externes ou des centres de formation pour venir transmettre leur savoir aux collaborateurs. Ce fonctionnement est très souvent nécessaire, mais on oublie parfois qu’en interne aussi sont présentes de nombreuses compétences qui peuvent se transmettre de manière horizontale.

Avant d’acheter des formations, nous ne saurions vous recommander de faire un audit interne pour voir si un formateur ne peut pas être issu de vos rangs. Le métier de formateur ne s’improvise certes pas, la pédagogie sera peut être un peu moins bonne… compensez par une durée de formation 1,5 fois plus longue. Les bénéfices restent positifs.

Au delà d’être moins couteux pour l’entreprise, cela apporte un bénéfice supplémentaire en termes de communication interne : des collaborateurs se retrouvent le temps d’un transfert de compétences, et surtout, garde le contact très facilement par la suite. Rien ne vous empêchera par la suite, si nécessaire, de compléter la formation par une légère intervention externe, plus faible que prévue initialement.

Amélioration-Communication-Interne-Formations-Collaborateurs

Ces formations peuvent porter sur des outils internes, transverses à l’entreprise, ou sur des savoir faire plus précis, dans le cas de montée en compétences ou de changement de poste. Libre aux dirigeant de trouver la bonne excuse pour réunir 2 jours durant plusieurs collaborateurs dans la même pièce !

Ouvrez les yeux de vos managers sur leurs rôles de catalyseurs

Tenir un journal d’entreprise ou programmer des annonces régulières peut être l’occasion de valoriser les individus tout en communiquant en interne sur des résultats positifs.

Il ne faut pas oublier que derrière toute réussite d’entreprise, il y a des individus qui travaillent chaque jour à la concrétisation de projets. Malheureusement, ces individus ont souvent la tête dans le guidon et ne prennent pas le temps de discuter entre eux de leurs réussites ou échecs.

Communiquer sur leurs réussites et les citer en tant qu’acteurs de celles-ci, c’est faire un double travail de communication interne et de valorisation d’individus.

Au delà de valoriser les individus ou les équipes, cela leur donne un prétexte pour échanger autour des projets. Encore une fois, il s’agit ici de leur donner des prétextes de communiquer de manière informelle.

Le rôle de l’équipe dirigeante et des managers doit aussi être d’orienter, de générer les discussions et les échanges. Le rôle de catalyseur est souvent oublié, bien que primordial. La mise en place de RDV réguliers pour faire des annonces et donner des prétextes aux discussions est nécessaire, et utile pour la communication interne.

Mettez en place des animations de team building

Vous aurez beau faire tous les efforts du monde, si vos collaborateurs ne se connaissent pas, ou mal, ou s’ils n’ont pas l’occasion de s’apprécier (ou du moins d’essayer), vos outils et techniques de communications interne ne seront pas très efficaces. Le team building est le pilier, qui permettra à vos autres outils de performer.

Cultiver la confiance que les collaborateurs se portent les uns aux autres est le ciment d’une bonne communication interne, sur lequel peut se construire un édifice.

Cela peut se faire grâce à des animations de team building : animations sportives, culturelles ou simplement ludiques, toutes les animations de team building sont intéressantes pour souder les collaborateurs, ou intégrer les nouveaux.

N’oubliez pas qu’une société est faite d’individus et que seule la collaboration des individus entre eux permet une circulation correcte des informations au sein de l’entreprise.

Vous l’aurez compris, améliorer sa communication interne n’est pas spécialement facile, mais il existe tout un tas d’outils qui permettent d’y arriver.

Utilisez un levier permettant d’améliorer votre communication interne

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