Comment rédiger votre charte d’utilisation des réseaux sociaux en entreprise ?

Encadrer ses collaborateurs dans leur bon usage des réseaux sociaux est une solution idéale pour développer sa communication digitale tout en protégeant les données sensibles de l’entreprise.

Pour mieux impliquer les employés dans la vie de l’entreprise et ainsi participer à la diffusion de messages positifs sur la marque, il faut avant tout informer les salariés des enjeux de la communication sur internet au nom de l’entreprise.

Pour cela, rien de mieux qu’une charte d’utilisation des réseaux sociaux à destination de vos collaborateurs : cela vous aidera à mieux définir les bonnes pratiques sur les médias sociaux et à prévenir les risques liés à l’image de l’entreprise.

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A quoi sert une “charte d’utilisation des réseaux sociaux” en entreprise ?

Une charte d’utilisation des réseaux sociaux en entreprise a plusieurs objectifs :

  • cadrer les employés pour prévenir et limiter les risques
  • impliquer les salariés dans la communication de l’entreprise
  • in fine, développer l’e-réputation de la marque

Une charte d’utilisation des réseaux sociaux n’a pas pour objectif de contraindre les employés dans leur utilisation des médias sociaux, mais doit, avant toute chose, provoquer une prise de conscience de leur rôle dans la vie de l’entreprise.

Par le biais d’une charte, les droits et obligations des employés sur les réseaux sociaux sont donc publiquement communiqués par la direction.

Ce guide permet de rappeler que le Code du Travail s’applique également sur le web : les salariés ne doivent pas tenir de propos diffamatoires sur l’entreprise et leurs collègues, et ne pas divulguer d’informations qui pourraient intéresser la concurrence.

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Nous vous conseillons de faire approuver cette charte sur l’utilisation des réseaux sociaux par vos employés en la faisant figurer dans leur contrat de travail, via un avenant, ou comme une note de service.

Quelles mentions faire figurer dans ce guide de bonne utilisation des réseaux sociaux ?

Le contenu d’une charte varie en fonction de chaque entreprise : sa taille, son secteur d’activité, la politique de communication adoptée sur les réseaux sociaux.

Il est en ce sens difficile d’établir un modèle unique de charte pour les entreprises : il faudra l’adapter en effet en fonction du contexte et de l’environnement de chaque entreprise. On peut cependant faire figurer certains points clés pour réguler son bon fonctionnement :

Liste - Cahier

1. Les enjeux et les risques liés à l’utilisation des réseaux sociaux

Une charte permet d’informer et de sensibiliser les salariés.

Il s’agit donc d’y faire figurer les risques liés à la diffusion d’informations confidentielles, les éventuelles atteintes au système d’information, la reproduction sans autorisation des contenus protégés par la propriété intellectuelle.

2. Les conditions de l’usage professionnel des réseaux sociaux par les salariés

Rappelons que l’entreprise peut fixer des règles pour un usage professionnel des réseaux sociaux uniquement ; il faudra donc indiquer dans la charte que l’entreprise peut intervenir dans la sphère publique et non privée.

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3. La réglementation applicable et les spécificités du secteur d’activité

Il s’agit de rappeler que les employés sont responsables, au même titre que l’entreprise, de la publication de leurs contenus, que ceux-ci soient publiés via leurs outils informatiques personnels ou professionnels.

N’hésitez pas par ailleurs à indiquer des exemples de comportements illicites afin d’informer les employés sur ce qu’ils ne doivent pas publier.

4. La limitation d’accès aux réseaux sociaux au sein de l’entreprise.

Si vous souhaitez limiter l’usage des réseaux sociaux en sein de l’entreprise, dans ce cas vous êtes tenus d’en informer vos salariés.

Cette charte est un bon moyen de communiquer cette information.

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5. Les dispositifs de contrôle d’utilisation des réseaux sociaux

Si vous souhaitez contrôler l’accès de vos employés à internet et a fortiori aux réseaux sociaux, il est nécessaire d’indiquer la nature des dispositifs de contrôle mis en place, ainsi que la durée de conservation des données de connexion.

6. La politique de communication de l’entreprise

S’il existe un pôle dédié à la communication dans votre entreprise, il est nécessaire d’indiquer dans la charte la procédure de validation des contenus ainsi que la liste des sujets pouvant être partagés sur les réseaux sociaux dans le cadre d’un usage professionnel.

Ordinateur - Tel - Cahier

7. Les sanctions éventuelles suite au non-respect des règles

Si la charte des bons usages des réseaux sociaux est annexée au règlement intérieur, des sanctions peuvent être prises suite au non-respect de ces règles.

Il faudra donc les faire figurer dans la charte pour en informer les salariés.

Est-il possible de contrôler les messages sociaux des employés ?

29,3% des entreprises (étude réalisée par le Cabinet Proskauer) ont pris l’initiative de bloquer l’accès aux sites de réseaux sociaux sur le lieu de travail et 27,4 % en contrôlent l’utilisation.

L’entreprise peut en effet décider de contrôler l’utilisation des réseaux sociaux dans le cadre de l’activité professionnelle. Pour cela, l’employeur peut décider de filtrer voire empêcher l’accès à certains sites de réseaux sociaux via les outils professionnels qui sont mis à sa disposition notamment les tablettes, les téléphones et les ordinateurs portables.

Précisons que l’utilisation de ces outils informatiques à des fins personnelles est généralement tolérée, dans la mesure où cela ne nuit pas au bon fonctionnement de l’entreprise.

Ordi - Tel - Tablette

Enfin, comme indiqué précédemment, l’employeur a le droit de mettre en place des dispositifs de contrôle de l’activité des salariés sur leur temps de travail.

Dans ce cas, l’entreprise est tenue de respecter les dispositions prévues par le Code du travail et par la loi relative aux fichiers, à l’informatique et aux libertés du 6 janvier 1978 modifiée.

Mieux informer ses salariés pour mieux les sensibiliser

Il est donc essentiel de mener des actions de communication, de sensibilisation, et de formation à destination des collaborateurs de l’entreprise, afin de prévenir les risques de sécurité.

Une charte d’utilisation des réseaux sociaux permet également d’impliquer les salariés dans la vie de l’entreprise et les guide afin de participer à la diffusion de messages positifs sur l’entreprise.

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Crédits photos : Mikhail PavstyukGlenn Carstens-PetersJohn SalvinoBram NausRuthson Zimmerman