Charte réseaux sociaux en entreprise : les points clés à ne pas oublier

L’utilisation des réseaux sociaux en entreprise offre de nombreuses possibilités (comme l’Employee Advocacy), mais implique un certain nombre de risques pour l’entreprise. Sécurité des données sensibles, situations de crises entre la marque, les salariés et le public, cas de diffamation, ou encore de harcèlement… Comment se protéger ? Il est désormais nécessaire de mieux informer les salariés et de les accompagner dans leur usage des réseaux sociaux.

Au final, donner un cadre permet plus de libertés et de prises d’initiatives !

Selon une étude du Cabinet d’Avocats Proskauer, 55,1% des entreprises interrogées ont saisi l’importance de se protéger face à de tels risques. Ces entreprises ont, pour cela, mis en place une charte sur les réseaux sociaux en interne, permettant de sensibiliser, d’informer et d’accompagner de façon plus précise les salariés dans leur utilisation des réseaux sociaux.

Comment une charte peut-elle générer de meilleurs comportements sur les réseaux sociaux ? Quelles informations indiquer dans ces chartes d’entreprises ? Dans cet article, nous vous proposons nos idées de chartes et les informations qui gagnent à y être.

Charte réseaux sociaux Information

Une charte sur les réseaux sociaux, pour quels objectifs ?

Instaurer une charte sur les réseaux sociaux au sein de son entreprise aura pour objectifs principaux d’informer, sensibiliser, et responsabiliser les salariés sur les enjeux liés à l’usage des réseaux.

De plus, cette charte aura pour but de les impliquer plus personnellement dans la protection de l’entreprise contre la mise en cause éventuelle de sa responsabilité juridique. Pour en savoir plus sur les textes de loi en rapport avec les réseaux sociaux, consultez cet article publié par FrenchWeb.

S’il existe, au sein d’un grand nombre d’entreprises, des chartes régissant “l’utilisation de l’internet” ou une “charte d’utilisation des systèmes d’information”, on peut désormais y ajouter une annexe précisant les droits et devoirs quant à l’utilisation des réseaux sociaux par les salariés.

En effet, de nouvelles problématiques se posent désormais aux entreprises face à l’usage des réseaux sociaux : comment communiquer ? quel discours ou ton de marque employer sur les réseaux sociaux ? quel salarié peut parler en son nom de l’entreprise, de ses produits ou de ses services ? quelles informations est-il en droit de divulguer ? quelles sont celles qu’il faudra garder confidentielles ?

Les réseaux sociaux mettent en relation directe et privilégiée la marque et son cœur de cible. Une mauvaise communication sur les réseaux, ou une mauvaise gestion de la communication de crise, et ce peut être le bad buzz rédhibitoire pour une entreprise.

Récapitulatif des objectifs d’une charte :

  • Informer et sensibiliser vos collaborateurs sur l’utilité d’une stratégie Social Media.
  • Accompagner vos salariés, définir les bonnes pratiques (ton à adopter…).
  • Responsabiliser face aux enjeux, présenter les risques.
  • Impliquer vos collaborateurs, créer de l’engagement interne.
  • Limiter les risques pour l’entreprise (définir les sujets confidentiels…).
  • Liste non-exhaustive, les objectifs dépendent pour beaucoup de votre contexte.

Tous ces objectifs répondent notamment à une stratégie de Collaborateurs Ambassadeurs de leur entreprise sur leurs propres réseaux sociaux. Pour en savoir plus, consultez notre Livre Blanc dédié.

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La charte sur les réseaux sociaux : obligation, information ou travail collectif ?

Aucune obligation pour les entreprises

La charte sur les réseaux sociaux n’est pas une directive obligatoire à mettre en place au sein des entreprises. C’est avant tout une démarche à visée pédagogique et informative, menée par les responsables et dirigeants de l’entreprise à l’égard des salariés.

Pour instaurer une charte, il faut la rédiger, communiquer sur son contenu, et la faire adopter par l’ensemble des salariés. Par la suite, il faudra prendre en compte les différentes évolutions nécessaires et rajouter des annexes en fonction de la vie de l’entreprise et des expériences vécues sur les réseaux sociaux.

Privilégiez un travail collaboratif

Une bonne recommandation à mettre en place avant d’instaurer une charte sur les réseaux sociaux en entreprise est d’organiser des réunions en interne, où les salariés sont conviés pour réfléchir au contenu de cette charte sur les réseaux sociaux. Ces travaux communs auront pour but de sensibiliser les salariés à l’usage des réseaux sociaux, mais également de leur permettre d’en savoir plus sur la politique de communication actuelle de l’entreprise.

Team

A noter : une charte sur les réseaux sociaux ne peut en aucun cas empêcher les salariés de publier du contenu sur leurs réseaux sociaux, ils restent libres de les utiliser sur leurs équipements personnels en dehors de leur temps de travail.

Une charte à visée pédagogique et informative

Si l’entreprise n’inscrit pas la charte sur les réseaux sociaux dans le contrat de travail du salarié, ou dans le règlement intérieur de l’entreprise, et si la charte n’est pas ratifiée par signature de l’employé, alors celle-ci ne peut être contraignante, et demeure donc à visée pédagogique.

Le non-respect de cette charte sur les réseaux sociaux ne pourra donc pas faire l’objet des sanctions indiquées dans le règlement intérieur.

Pour autant, l’absence d’une charte contraignante vis-à-vis du salarié n’empêche pas l’entreprise de prendre des mesures contre lui à la suite d’actions illicites fondées sur la mauvaise exécution du contrat de travail ou une infraction au droit civil ou pénal par exemple.

Une charte contraignante à l’égard des salariés

Les chartes intégrées ou annexées au règlement intérieur et dans le contrat de travail ont une valeur contraignante pour les salariés. Pour tenir de lieu d’exécution obligatoire, ces documents devront être préalablement soumis à l’avis du Comité d’entreprise ou aux délégués du personnel, et si besoin, du Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail. La charte devra ensuite être remise à l’inspecteur du travail.

Par la suite, toute modification des règles de la charte impliquera d’obtenir l’accord de chaque salarié.

En cas de non-respect des obligations mentionnées par la charte, le salarié est exposé aux sanctions prévues dans le règlement intérieur.

Règles - work

Quelles mentions prévoir dans une charte sur les réseaux sociaux en entreprise ?

Le contenu de la charte varie et s’adapte aux entreprises : en fonction de leur secteur d’activité, de leur taille ou encore de leur politique de communication sur les réseaux sociaux à l’égard de leur cible.

Aussi, un seul et unique texte de charte ne pourra prendre en compte universellement tous les besoins des entreprises. On peut en revanche réfléchir aux mentions à indiquer dans ce texte de charte. Dans ce document, on pourrait :

  • définir les conditions de l’usage professionnel des réseaux sociaux. L’entreprise ne peut en effet pas régir l’utilisation des réseaux sociaux dans la sphère privée, mais uniquement leur usage fait à titre professionnel
  • exposer les enjeux liés à l’utilisation des réseaux sociaux : les risques encourus par l’entreprise par exemple, comme la diffusion des informations confidentielles, la reproduction sans autorisation de contenus protégés par des droits d’auteurs ou droits d’images
  • préciser la politique de communication de l’entreprise : la procédure de validation des contenus, la liste des sujets pouvant être communiqués sur les réseaux sociaux dans le cadre d’un usage professionnel
  • rappeler la réglementation applicable au secteur de l’entreprise, et l’engagement des salariés vis-à-vis de cette réglementation
  • rappeler la responsabilité des salariés et celle de l’entreprise quant à la publication de contenus publiés via les outils informatiques de l’entreprise ou non. A ce titre, des exemples de comportements à bannir voire illicites peuvent être donnés afin de mieux informer les salariés et les sensibiliser
  • informer si une limitation d’accès aux réseaux sociaux est instaurée, si des moyens de contrôle sont mis en œuvre, et si tel est le cas, la durée de conservation des données de connexion par l’entreprise
  • indiquer les effets du non-respect de la charte par les salariés : les sanctions prévues par le règlement intérieur ou par le code du travail, dans le cas où la charte est contraignante, donc annexée au règlement intérieur

Avec tous ces conseils en main, vous avez de quoi construire votre Charte Réseaux Sociaux d’entreprise.

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Cela vous permettra notamment de lancer une véritable stratégie digitale qui implique vos collaborateurs, ce qu’on appelle l’Employee Advocacy.

Pour aller plus loin, nous avons consulté 10 experts et réuni leurs témoignages dans un livre blanc inédit :

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Crédits photos : Roman KraftŠtefan Štefančíkrawpixel.comGlenn Carstens-Peters